仕事の効率化について考える

IT導入補助金の公募(第一回)がそろそろ締め切りのようです。
今年は去年の5倍にあたる500億円をばらまくそうで、応募すれば大体通りそうなのだとか。
私たち税理士にとっても近年のIT化、特にクラウド化は業務への取り組みに大きな影響をもたらしました。
IT化が進むこと自体は異論はないのですが、国がこんなに補助金を出す必要があるのかちょっと疑問です。
諸々の審査が随分とゆるい印象があるのも気になります。くれぐれも補助金の目的外受給や過大受給はないようにしてもらいたいものです。
せっかくなのでIT補助金をきっかけに事務所の業務効率化について改めて考えてみました。
経営的にはちょっと地味な内容ではありますが、永遠の超重要テーマなんですよね(^^;

初めての法人決算

思い返せば、開業して初めて組んだ法人決算は他の税理士が途中で投げ出した案件でした。
一年分の領収書や請求書がびっしりと詰まった段ボール箱が税理士から送り返されてきたとのことでお客様も途方に暮れていました。確かに投げ出したくなる気持ちも分からなくもない状況でしたが。。とにかく資料がぐちゃぐちゃで(笑)それでも開業して1か月、実際にはホームページを作ったりしていた準備期間中に依頼を受けた仕事でしたので何とも言えない嬉しい気持ちでした。記帳代行するのいつ以来かなぁ、と思いつつせっせと頑張りました。何日もかかり、ようやく完成。決算報告と同時に顧問契約も結ぶことができました。これはこれで開業直後の一つの成功体験だったと思っています。ですが、今の自分が同じ仕事を依頼された場合にはおそらく三分の一以下の時間で完成できるはずです。当時は普通の会計ソフトを使っていたので業務効率は今ほど良くなかったのですが、それでも勤務時代と同じなのでそれが普通でした。それから間もなくクラウド会計を導入し、随分と仕事がやりやすくなりました。効率化できる上にお客様への報告や情報共有のスピードもアップし、多くのケースで喜んで頂けるようになりました(^^)v
ちなみに現在の弊所のお客様はNPO法人など一部のお客様を除いてほぼクラウド会計を利用しています。全体の95%くらいです。ただ、特別にクラウド会計をお客様に勧めているわけではありません。お客様の希望を第一としており、希望がないお客様にクラウド会計を紹介する感じです。最近では始めからクラウド会計を希望するお客様もいらっしゃいます。随分と浸透してきたものだなぁと感じます。

効率化の目的は何か?!

効率化はしないよりはした方がい良い。そう思います。ただ、何でもかんでも効率を求めればいいというわけでもありません。
直接的な業務(決算、記帳、報告、打ち合わせ等)は事務所の為だけの効率化は追求しないと決めています。効率化された分、お客様の経理負担が減る、従来より早く業績報告ができる、新たな情報やサービスを提供できる、お客様の状況によっては値下げ提案をする等、お客様にもメリットがあるのが大前提です。
間接的な業務(事務所の経理、情報収集、雇用管理、取引企業や他士業との繋がり等)は、内容によって違います。事務所の経理は完全に効率重視で。それ以外のものはあまり効率化は意識していません。
昨年、ある税務研究会で全国の研修動画を見れるというのがあったので入会したのですが、一年で退会しました。自分にはあまり向いていないと感じたからです。見たい、聞きたいと思ったものは時間とコストをかけて聞きに行く方が身になります。法務、税務のインプットも基本的には紙媒体の書籍や雑誌が中心です。電子書籍も使用していません。インプットには時間をかけた方がアウトプットしやすい、しやすいというより自信が持てる。ここを随分効率化している人もいるようで凄いなと思いますが人それぞれです。

効率化して時間が出来たら?

いい仕事をするためには時間が必要。当たり前のようなことを時々あえて意識するようにしています。
そしていい仕事を提供し続けるためには、自分の成長と健康がとても重要と感じています。そのため業務の効率化で残業が減るのであれば、その分をインプットや休息に充てたいと思っています。効率が良くなった分、新たな仕事をどんどん受けてしまうと結局また更なる効率化が必要になります。この繰り返しでは品質を維持することは難しいんじゃないでしょうか。
少なくともうちには無理なやり方です。

先ほど訪問したお客様の記帳状況が素晴らしく良くなっていました。現金管理もしっかりしていて、分かりやすくなったとのこと。前回までは話の中心だった記帳についてはサクッと終わり、金融機関の選択や印紙税、試算表の読み方など色々お話しできました。急がば回れじゃないですが、基本的な打ち合わせ程時間をかけてしっかりやるとお互いにあとが楽になりますね。
今日はよかったです。お客様にも感謝。また頑張ります。

税理士 吉本泰一

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